Пассажирские перевозки
по всей России
Документальное сопровождение и организация доставки сотрудников на рабочие места
В случае нахождения рабочих мест на удалённом расстоянии от транспортных магистралей и общественных остановок могут возникать определенные трудности. Например, из-за особенностей графика работы сотрудники не смогут успевать вовремя добираться на рабочие места и беспроблемно уезжать домой. Учитывая это, некоторые компании решают организовать доставку сотрудников, включая ее в условия коллективного и/или трудового договора.
На первый взгляд, такое решение может показаться легко осуществимым. Но, необходимо учитывать очень важный момент – расходы, которые должны быть отображены в бухгалтерском балансе. Если это сделать грамотно, у налоговых инспекторов не возникнет никаких лишних вопросов.
Как можно организовать доставку сотрудников
Доставка сотрудников на рабочее место и обратно является обязательным в случае вахтового метода работы, что подтверждается ст. 301 Трудового Кодекса РФ. В остальных случаях это не является обязанностью работодателя, а всего лишь правом, которое закрепляют в различной нормативной документации (к примеру, в коллективном договоре). При этом следует обосновать, почему это необходимо конкретной организации.
Работодатель может организовать доставку своих работников разными способами:
- Компенсация расходов, затраченных сотрудниками на то, чтобы добраться собственными силами. Чаще всего речь идет на покрытие расходов на топливо и амортизацию личного транспорта работников, так как в случае наличия общественного транспорта подобной проблемы и вовсе не существовало бы. Расходы такого плана могут быть прописаны в трудовом договоре или же специальном положении.
- Доставка на транспорте, принадлежащем организации. Такой вариант подходит тем компаниям, у которых имеется собственный транспорт для перевозки и свои водители. Можно производить посадку и высадку сотрудников в нескольких точках города, особенно, если количество работников немалое.
- Договор доставки сотрудников сторонней компанией. Работодатель договаривается о перевозке персонала с транспортной фирмой, прописывая все условии в договоре с ней. Единицей подобного соглашения выступает не количество перевезенных работников, а количество транспортных средств.
Понятно, что организация перевозки сотрудников – это расходы независимо от того, какой тип доставки не выбрал бы работодатель. Вот только в каждом случае есть свои особенности учета трат и их корректного отображения в бухгалтерской документации.
Вам может понадобиться:
Условия вычета расходов на доставку из расчета налога на прибыль
Налоговым Кодексом РФ не предписывается убирать те суммы, которые затрачиваются на доставку сотрудников (какой бы вид организации перевозки не использовался). Но, есть два типа обоснования исключения трат на доставку из расчетов налога на прибыль:
- Необходимость транспортировки персонала объясняется технологическими особенностями предприятия. Достаточно одного из указанных ниже условий:
- существующие графики движения общественного транспорта неудобны;
- организация располагается далеко от транспортной остановки или населенного пункта – более 300-500 м;
- компания работает круглосуточно, непрерывно и/или посредством подряд нескольких рабочих смен;
- из-за особенностей работы и ее условий сотрудники не могут пользоваться общественным транспортом (например, после труда на строительной площадке работники не имеют возможности принять душ и переодеться).
- В коллективном или трудовом договоре работодателем прописана обязанность по доставке. При отсутствии производственной необходимости перевозки нужно будет вести персональный учет транспортируемых сотрудников для того, чтобы удерживать с них страховые взносы и НДФЛ.
Если ранее Минфин РФ указывал на необходимость учитывать одновременно оба условия. Но, как показывает судебная практика, достаточно обосновать хотя бы одно условие.
Организация доставки сотрудников – налоговый учет трат
На доставку налоговый учет расходов в случае организации перевозки работников собственным транспортом или обращении к сторонней компании будет иметь некоторые отличия:
- Налог на прибыль. Если доставка производится арендованным или собственным транспортом, траты будут учитываться как:
- оплата труда (заработная плата водителя);
- амортизация ОС;
- расходы на запчасти транспорта, ГСМ и пр.;
- арендные платежи.
При обращении в стороннюю фирму затраты будут учитываться только как прочие расходы.
- Налог при УСНО. И в первом, и втором случае идет учет затрат как:
- оплата труда водителя;
- материальные расходы на запчасти, услуг сторонней фирмы, ГСМ;
- арендные платежи.
- НДС. При доставке собственным транспортом не начисляется, а входной НДС на запчасти, ГСМ, арендную плату принимается к вычету. Входной НДС стоимости услуг доставки сторонней фирмой принимается к вычету.
- НДФЛ. В обоих случаях не начисляется.
- Страховые взносы в ФОМС, ПФР, ФСС. Не начисляется и в первом, и во втором случае.
- Страхование от несчастных случаев (взносы в ФСС). Не начисляются в обоих случаях.
Исходя из всего сказанного выше можно сделать вывод, что документальное сопровождение доставки сотрудников при помощи заключения договора со сторонней компанией (транспортной) несколько проще, чем организация доставки собственным транспортом.
